Heizkostenabrechnung verstehen, nachrechnen und selber überprüfen

Eine verständliche Heizkostenabrechnung ist wichtig, um seinen eigenen Energieverbrauch einschätzen zu können. Dazu müssen diese transparent gestaltet und standardisiert sein. In der Praxis sind Heizkostenabrechnungen jedoch weder verständlich noch nachprüfbar. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was in der Heizkostenabrechnung drin sein muss und wie Sie sie lesen, verstehen und prüfen können.

Schriftliche Heizkostenabrechnung

Gemäß Paragraf 556 Absatz 3 Seite 2 des BGB reiche es, den Mietern die Heizkostenabrechnung schlicht „mitzuteilen“ – rechtlich anerkannt ist jedoch, dass eine buchstäblich nur ausgesprochene Mitteilung über die Heizkostenabrechnung nicht ausreicht, also rechtlich unwirksam ist. Begründet wird die Form der Heizkostenabrechnung mit dem Paragrafen 259 BGB, demzufolge Rechenschaft so abzulegen ist, dass „dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen“ ist. Das bedeutet noch nicht, dass die Heizkostenabrechnung „schriftlich“ mitgeteilt werden muss. Deshalb greift an dieser Stelle die Formvorschrift des Paragrafen 126 BGB nicht ein. Das heißt: Die Heizkostenabrechnung braucht keine eigenhändige Unterschrift. Demzufolge dürfte auch eine Heizkostenabrechnung gültig sein, die Ihnen per E-Mail oder Telefax mitgeteilt wird.

Berechtigter Absender

Berechtigter Absender einer Heizkostenabrechnung ist in jedem Fall der Vermieter. Schickt jedoch ein Dritter wie das Heizkostenverteilerunternehmen die Heizkostenabrechnung an Sie, müssen Sie dieses eindeutig kennen, zum Beispiel, weil die Firma namentlich im Mietvertrag genannt wird, und es muss angegeben sein, in wessen Auftrag der Dienstleister handelt (hier: Im Auftrag des Vermieters). Das heißt, das Vertretungsverhältnis muss deutlich gemacht werden. Meist steht in der Heizkostenabrechnung ein Zusatz wie „namens und in Vollmacht“.

Wissen die Adressaten der Heizkostenabrechnung noch nichts von dem Dritten im Bunde, muss ihnen eine gültige Vollmacht im Original zur Heizostenabrechnung vorgelegt werde. Ist das nicht der Fall, können sie die Heizkostenabrechnung zurückweisen: nach Paragraf 174 Absatz 1 des BGB unverzüglich.

Ausschlussfrist

Der Wärmeverbraucher muss die Heizkostenabrechnung nach Paragraf 556 Absatz 3 des BGB spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes (Heizperiode) in die Hände bekommen. Bekommt er Verbraucher sie später, kann der Vermieter eine Nachforderung nicht geltend machen, außer er hätte die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Um formal korrekt zu sein, kommt es auf die Inhalte an, die zumindest in der Heizkostenabrechnung stehen müssen. Schließlich soll der Verbraucher in der Lage sein, „die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und anhand des ihm mitgeteilten Verteilerschlüssels den auf ihn entfallenen Anteil an diesen Kosten rechnerisch nachzuprüfen“.

Mindestangaben in Bezug auf Heizkosten

Die formalen Mindestangaben einer Abrechnung sind: 

• Nennung des Adressaten
• Angabe und Erläuterung der der Heizkostenabrechnung zugrunde liegenden Umlage- / Verteilerschlüssel des Paragrafen 7 Absatz 1 der Heizkostenverordnung
• Daten des Mietobjekts (Abrechnungsobjekts)
• Bezugsdaten (Abrechnungszeitraum)
• Flächenmaß für Mietobjekt
• Gesamtflächenmaß
• Berechnung des Anteils des Verbrauchers an Gesamtkosten
• Angaben zum gemessenen Verbrauch

Stehen die Mindestangaben in der Heizkostenabrechnung, muss außerdem gewährleistet sein, dass sich die Zahlen nachrechnen lassen. Und zwar auch von Dritten, die ohne vorhandene Kenntnisse der eigentlichen Verbraucher rechnen würden. Sind nicht alle Mindestinhalte in der Heizkostenabrechnung angegeben, so ist sie nicht ordnungsgemäß erstellt und damit unwirksam.

Bemerkenswert ist, dass die Heizkostenabrechnung gedanklich und rechnerisch verständlich aufgesetzt sein muss. Werden Fachbegriffe und Abkürzungen benutzt, sind diese zu erklären, da sie die Verständlichkeit der Heizkostenabrechnung mindern könnten.

Grundsätzliche Anforderungen an Heizkostenabechnungen

Aus der Tatsache, dass die Heizkostenabrechnung eine Rechnung ist, folgt, dass sie nach Paragraf 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) folgende allgemeine und steuerliche Angaben enthalten muss: Demnach sind bei der „Ausstellung von Rechnungen […] anzugeben:

1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung;
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Eine Heizkostenabrechnung basiert auf den vom Vermieter / Eigentümer bzw. Verwalter ermittelten Kosten für den Betrieb der Zentralheizung oder Fernwärmeversorgung. Dort können auch die Abrechnungsbelege eingesehen werden. Die Verteilung der Heizkosten auf die einzelnen Abnehmer erfolgt entsprechend §7 Abs. 1 HKVO, sofern keine Befreiung von der Pflicht zur verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung entsprechend §11 HKVO vorliegt. Hierzu werden die Heizkosten in Fest- und Verbrauchskosten aufgeteilt. Die Festkosten werden nach der Wohn- bzw. Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum umgelegt und sollen der Abdeckung der auch ohne Wärmeabnahme entstandenen Kosten allein durch die Bereithaltung der Heizwärmeversorgung und der Kompensation der durch Wände und Decken bei unterschiedlich beheizten Wohnungen zu- und abfließenden Wärme dienen.

Seit Ende 2008 gilt entsprechend der neuen HKVO für alle Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen ein neuer Verteilungsschlüssel. Während vorher Heizkosten zu 50 % nach Verbrauch und zu 50 % nach Wohnungsgröße verteilt wurden, so gilt nun in vielen Fällen für Wohnungen in Häusern, die mit Gas oder Öl beheizt werden, zwingend ein Verteilungsschlüssel von 30 zu 70 %. Das heißt: Es dürfen nur 30 % der Heizkosten nach der Wohnungsgröße verteilt werden. 70 % müssen nach Verbrauch gemäß dem Heizkostenverteiler umgelegt werden. Ausnahmen bestehen hier u.a. für Wohnungen, die mit Fernwärme oder im Wärmecontracting versorgt werden.

Verteilung nach Fläche: Gesamte Heizkosten x Verteilungsschlüssel = Festkosten-Betrag / Gesamtfläche = Preis pro m² x Flächenanteil x Zeitfaktor = Festkosten für Heizung

Verteilung nach Heizkostenverteiler: Gesamte Heizkosten x Verteilungsschlüssel = Verbrauchskosten / Gesamte Verbrauchseinheiten = Preis pro Einheit x eigener Verbrauch x Zeitfaktor = Verbrauchskosten für Heizung

Ist die zentrale Warmwasserversorgung mit der zentralen Heizung verbunden, müssen die Warmwasserkosten gesondert entsprechend §59 Abs. 2 und 3 HKVO in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen werden. Bei Wechsel des Mieters während der Abrechnungsperiode wird die Abrechnung des Kostenanteils des ausscheidenden Mieters erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode durchgeführt. Die zu berücksichtigende Nutzungszeit muss auf der Heizkostenabrechnung gesondert ausgewiesen werden. Die Aufteilung der Festkosten auf die verschiedenen Nutzer erfolgt bei Warmwasser nach Kalendertagen, bei Heizkosten gemäß VDI-Richtlinie 2067 nach mittleren Heizgradtagen. Das Verhältnis der anteiligen Heizgradtage zu den gesamten Heizgradtagen wird dann als Zeitfaktor berechnet, der auch für die Verbrauchskostenaufteilung verwendet werden kann, wenn keine Zwischenablesung durchgeführt wurde.

Laut einer Untersuchung der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz in 2018 waren von 1.046 untersuchten Heizkostenabrechnungen aus den Jahren 2011 bis 2017 nur etwa ein Drittel fehlerfrei. Etwa zwei Drittel aller untersuchten Heizkostenabrechnungen waren fehlerhaft bzw. klärungsbedürftig.

Eine Untersuchung der Verbraucherzentrale Mecklenburg-Vorpommern von weiteren 329 Heizkostenabrechnungen aus den Jahren 2014 bis 2017 ergab, dass dort mehr als die Hälfte der vorliegenden Heizkostenabrechnungen fehlerhaft bzw. klärungsbedürftig waren.

Die zehn häufigsten Fehler in Heizkostenabrechnungen:

1. Fehlerhafte Berechnung des Warmwasseranteils
2. Fehlerhafte Abrechnung des Brennstoffverbrauchs bei nicht leitungsgebundenen Brennstoffen
3. Unzulässige Heizungsbetriebskosten
4. Verteilung der Kosten bis zu 100 Prozent nach der Fläche statt einer verbrauchsabhängigen Abrechnung
5. Fehlerhafte oder fehlende Nutzergruppentrennung
6. Unzulässige Verteilung des Warmwasserverbrauchs nach Kopfteilen oder Personenzahlen
7. Fehlende Angaben
8. Falsche Berechnung der Verbrauchseinheiten
9. Abrechnung zu mehr als 70 % nach Verbrauch
10. Fehlerhafte Abrechnung des Gesamtbrennstoffverbrauchs

Verbraucher, die unsicher sind, ob ihre Heizkostenabrechnung korrekt erstellt worden ist, können diese bei unabhängigen Organisationen wie dem Deutschen Mieterbund oder in den Beratungsstellen der Verbraucherzentralen überprüfen lassen.